Johtajien opas

Partiossa vastuutehtävät ovat pestejä. Pesteistä sovitaan kirjallisesti ja ne tehdään toimintavuodeksi kerrallaan. Pestit alkavat syksyisin 1.8. ja päättyvät seuraavana vuonna 31.7.

Ryhmänjohtajan pesti

Ryhdytkö vetämään laumaa tai vartiota? Mahtavaa, olet vastuullisessa mutta parhaimmillaan huippuhauskassa pestissä!

Pestikeskustelussa sovitaan, mitä ryhmää sitoudut vetämään, millaista tukea ja koulutusta tarvitset ja millaisia asioita sinulta ryhmänjohtajana odotetaan. Lippukunta maksaa pääsääntöisesti tarvitsemiesi koulutusten osallistumismaksut.

Ryhmänjohtajat voivat hakea kaksi kertaa vuodessa seurakunnalta ryhmänjohtajapalkkiota. Palkkio on verollista tuloa ja sen saaminen edellyttää kerhopäiväkirjan pitämistä.

Lippukunta käyttää Google Driveä materiaalien, kuten toimintasuunnitelmien ja valokuvien tallentamiseen. Saat käyttöoikeudet pestauksen yhteydessä.

Lippukunnalla on ryhmänjohtajille oma WhatsApp-ryhmä, johon tulevat mm. tapahtumatiedotteet ryhmille eteenpäin jaettavaksi. Sinut liitetään ryhmään pestauksen yhteydessä.

Ryhmänjohtajat kokoontuvat muutaman kerran vuodessa johtiksiin eli johtajatapaamisiin. Niissä käsitellään ajankohtaisia asioita, suunnitellaan yhteistä toimintaa ja virkistäydytään yhdessä.

Ryhmänjohtajan muistilista:

  • Suorita Turvallisesti yhdessä -verkkokurssi. Turvallisuuskoulutus tulee uusia viiden vuoden välein.
  • Jaa ensimmäisellä kokoontumiskerralla uusille partiolaisille Kun tulet koloiltaan -tiedote ja henkilötietolomake. Nämä löytyvät Driven Tiedotteet-kansiosta.
  • Laadi toimintasuunnitelma ja tallenna se Driveen ryhmäsi ikäkauden Toimintasuunnitelmat-kansioon. Syyskauden toimintasuunnitelmat syyskuun loppuun mennessä ja kevätkauden toimintasuunnitelmat tammikuun loppuun mennessä. Toimintasuunnitelman ei tarvitse olla täydellinen, vaan sitä voi täydentää ja muokata toimintakauden aikana.
  • Pidä kerhopäiväkirjaa ryhmäsi kokoontumisista. Kätevä tapa on kirjata läsnäolijat Drivessä suoraan toimintasuunnitelmaan. Kerhopäiväkirjan pitäminen on edellytys seurakunnan maksamalle ryhmänjohtajan palkkiolle ja tietoja tarvitaan myös lippukunnan vuosiselosteeseen.
  • Varmista syksyn aikana Kuksasta, että jokainen ryhmäsi jäsen on maksanut jäsenmaksun. Jäsenmaksutilanteen voi tarkistaa myös jäsenrekisterin hoitajalta tai lippukunnanjohtajalta. Pyydä apua lippukunnanjohtajalta, jos jäsenmaksuissa on ongelmia.
  • Opettele käyttämään jäsenrekisteri Kuksaa. Merkitse Kuksaan ryhmäläistesi suorittamat merkit, sillä näitä tietoja tarvitaan lippukunnan vuosiselosteessa.

Yhteydenpito vanhempiin ja ryhmän jäseniin

Jaa toimintasuunnitelma mahdollisimman pian ryhmäsi jäsenille ja varmista, että myös vanhemmat saavat sen. Kirjaa ryhmäsi toimintasuunnitelmaan myös lippukunnan yhteiset tapahtumat. Näin aikataulut ovat hyvissä ajoin tiedossa.

Yhteydenpitoon vanhempien kanssa voi käyttää esimerkiksi WhatsAppia. Varmista aina ensin, saako vanhemman puhelinnumeron liittää ryhmään. Jäsenrekisteri Kuksaa voi käyttää myös sähköpostin lähettämiseen ryhmän vanhemmille.

Jos perustat ryhmäsi jäsenille omia viestiryhmiä, pyydä tarvittaessa vanhemmilta lupa sovelluksen käyttöön.

Ilmoita ryhmällesi jo keväällä syyskauden aloitusaika, jos se on mahdollista.

Materiaalihankinnat koloiltoihin ja retkille

Jokainen johtaja voi ostaa tarvitsemiaan materiaaleja kuten askartelutarvikkeita tai ruokatarvikkeita. Varmista ensin esimerkiksi ryhmänjohtajien WhatsApp-ryhmästä, onko vastaavia tarvikkeita jo olemassa. Kysy lippukunnanjohtajalta etukäteen lupa isompiin hankintoihin.

Jos maksat tarvikkeet itse, tee lasku lippukunnalle ja liitä kuitti mukaan.

  • Laskut ja kuitit talletetaan Driveen kunkin toimintavuoden kansiosta löytyvään Kuitit -kansioon. Lue kansiosta löytyvä kuittiohje.
  • Laskupohja löytyy Driven Johtis-kansiosta.

Kokoontumistilojen käyttö

Lippukunta varaa vuosittain ryhmien viikottaisia kokoontumisia varten tilat Ylämyllyn seurakuntatalolta ja Viinijärven kylätila Vinkkarista.

Ylämyllyllä kolo toimii samoissa tiloissa seurakunnan lapsityön kanssa. Muita tiloja ei saa käyttää ellei siitä ole erikseen sovittu ja tilaa varattu. Partiolaiset saavat käyttää maksutta kopiokonetta.

Reponiemen partiomajan, Viinijärven kodan sekä seurakunnan muiden tilojen varaukset tehdään seurakunnan Sepon eli seurakunnan partiotoiminnan yhteyshenkilön kautta.

  • Seurakunnan Seppo: nuorisotyönohjaaja Tiina Hovattala-Saatsi, puh. 040 588 9493, tiina.hovattala-saatsi(at)evl.fi

Lippukunnan laavua Reponiemessä voi käyttää myös ilman partiomajan varausta. Sovi laavun käytöstä lippukunnanjohtajan kanssa.

Kalusto

Lippukunnan varastossa ovat mm. lippukunnan teltat ja trangiat. Niitä saa käyttää partiotoiminnassa, kun muistaa viedä kaluston yhtä hyväkuntoisina takaisin (teltat kuivattuina, trangiat huollettuna).

Varastossa on lainausvihko, johon merkitään lainattavat tavarat, lainaaja ja lainausaika. Merkitse myös päivämäärä, kun palautit tavarat. Palauta lainaamasi kalusto mahdollisimman pian, sillä muutkin ryhmät saattavat tarvita niitä.

Osa kalustosta, mm.trangioita, kompasseja ja työkaluja, on kokoontumistiloissa. Kalustoluettelot löytyvät Drivestä, tarkista kaluston sijainti niistä.

Päivä- ja yöretkien järjestäminen

Ilmoita päivä- ja yöretkistä lippukunnanjohtajalle ennen retkeä. Lippukunnanjohtajan tulee tietää vähintään retken johtaja, ajankohta, osallistujamäärä sekä minne ryhmä on menossa.

Yön yli kestävistä retkistä ja useamman ryhmän yhteisistä retkistä tulee laatia kirjallinen turvallisuussuunnitelma. Turvallisuussuunnitelman pohja löytyy Driven Turvallisuussuunnitelmat -kansiosta.

Alle 15-vuotiailta partiolaisilta tarvitaan huoltajan kirjallinen lupa osallistua retkelle. Kirjalliseksi luvaksi riittää esimerkiksi ilmoitus WhatsAppissa.

Vahingot ja onnettomuudet kololla ja retkillä

Jos koloillan aikana kokoontumistilassa menee jotain rikki, ilmoita asiasta välittömästi lippukunnanjohtajalle tai varalippukunnanjohtajalle. Ilmoita myös, jos koloillan aikana sattuu onnettomuus tai jos partiolaisen tai lippukunnan omaisuutta rikkoutuu.

Hätätilanteissa ota aina yhteyttä 112. Muista, että kriisitiedottaminen ei kuulu yksittäiselle ryhmänjohtajalle, vaan sen hoitaa aina lippukunnanjohtaja tai varajohtaja.

Vanhemmat partiotoiminnan tukena

Voit pyytää partiolaisten vanhempia avuksi tai mukaan koloiltaan. Henkilötietolomakkeella kysytään, millaista apua vanhemmat voisivat tarjota: hyödynnä nämä ja anna vanhempien ymmärtää, että partio on avoin myös heille.

Muista aina kiittää saamastasi avusta!

Melojia kajakeissa joella